El administrador de fincas se ha de encargar de gestionar el patrimonio de la comunidad de propietarios y rentabilizarlo en beneficio de la misma, siguiendo para ellos criterios  profesionales, justos, y acordes a la Ley. Además, también tendrá entre sus tareas procurar la  correcta conservación del inmueble y su adecuación a las normas de seguridad, higiene y funcionamiento.

El administrador de fincas ha de actuar como gerente de la comunidad, y por ello se encargará del seguimiento y control de proveedores (empresas de averías, seguros, bancos, Ayuntamiento…) e intentar en todo momento pactar las mejores condiciones de servicio y económicas para la propiedad.

Además, como gerente, también actúa como director de personal, por lo que se tiene que preocupar del correcto funcionamiento en la relación laboral entre la comunidad y sus trabajadores.

El administrador de fincas asesorará a la comunidad o, en su caso, a los vecinos de forma individual sobre arrendamientos de locales o viviendas, traspasos, valoraciones inmobiliarias, actualizaciones de renta, venta de cualquier bien inmueble, IBI, rehabilitación de viviendas o locales comerciales etc.

Además, también se incluyen tareas de:

• Asesoramiento jurídico: velar que los acuerdos de la junta cumplen con lo estipulado por la legislación, aconsejar sobre las acciones legales a realizar para asegurar el cobro de morosos y sobre sentencias y jurisprudencia en general que afecta a la propiedad inmobiliaria.
• Asesoramiento fiscal: se encarga de que la comunidad esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con la Hacienda pública en todos los aspectos relacionados con la propiedad (IVA, IRPF, declaraciones, alta en el censo, liquidaciones, etc.).
• Asesoramiento laboral: gestión de contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, tramitación de incapacidades transitorias por enfermedad, cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores etc.
• Asesoramiento técnico en  aquellos aspectos tanto arquitectónicos e industriales que afectan al buen funcionamiento de los servicios y mantenimiento de la propiedad, proponiendo aquellas empresas o técnicos más ventajosos en relación calidad-precio.
• Asesoramiento económico sobre el criterio a seguir a la hora de elaborar los presupuestos, repercusión de gastos, liquidaciones y saldos individualizados en función de la división horizontal y sobre la repercusión de las obra

Mediará entre la comunidad y un determinado propietario,  entre los mismos propietarios, entre la comunidad y las Administraciones Públicas, entre arrendador y el inquilino y  entre empresario y trabajadores, intentando unificar criterios para evitar litigios.

Ejercerá de secretario en las reuniones de la junta de propietarios y se encargará de la custodia de la documentación de la comunidad, dando fe de los acuerdos y facilitando que se apliquen ágil y eficazmente. 

También certificará si un propietario tiene deudas o está al corriente de todos los pagos para realizar reclamaciones judiciales y para transacciones inmobiliarias.

Se encargará del pago a proveedores, acreedores y de nóminas. Realizará las liquidaciones de las cuentas para su aprobación, la actualización de las rentas y se ocupará del cobre a inquilinos o propietarios, repercutiendo los consumos individuales susceptibles de individualización.

Valoraciones y peritaciones inmobiliarias y judiciales,  traspasos de locales, alquileres, contratos de arrendamiento, viviendas de protección oficial, etc.

Pero, volvamos a concretar, y veamos cuáles son las garantías que nos ofrece el contar con un profesional colegiado:

1. Formación: los profesionales han de acreditar contar con una determinada formación antes de poder acceder a la colegiación. Además, los colegios profesionales ofrecen a sus colegiados una formación continua (cursos, charlar, conferencias…) lo que garantiza el reciclaje de sus miembros.
2. Información periódica: cada colegio profesional de administradores de fincas pone a disposición de sus colegiados toda la información que necesita para mantenerse al tanto de los cambios legislativos que afectan a su labor profesional, índices de precios de venta o alquiler del mercado inmobiliario privado y de protección oficial, ayudas y subvenciones publicadas a nivel estatal y por las comunidades autónomas etc.
3. Defensa y disciplina de los colegiados: los diferentes colegios profesionales tienen entre sus tareas defender a sus colegiados, pero también exigir el cumplimiento y aplicación de la ética a la hora de realizar sus funciones.
4. Garantía económica: Los colegios profesionales garantizan la actuación de sus colegiados con dos clases de seguro:

• ◦     Fianza Colegial: su cifra varía en función del Colegio Profesional, y  cubre  desajustes o pérdidas en la gestión económica de sus profesionales.
• ◦     Responsabilidad Civilpara el caso de responsabilidades que pudiera ocasionar o imputar los tribunales de justicia por la actuación o dejación del administrador colegiado.